L’utilizzo della firma digitale per la sottoscrizione dei processi verbali

Il provvedimento 372380/2024 individua le modalità di sottoscrizione digitale dei processi verbali di constatazione redatti nel corso e al termine delle attività controllo svolte dall’Amministrazione finanziaria. Prevista anche l’ipotesi di una firma “mista” (analogica e digitale) nel caso in cui il contribuente, o il suo delegato, non sia dotato o rifiuti la firma digitale.

Ambito di applicazione

I processi verbali redatti dal personale dell'Agenzia delle Entrate nel corso o al termine delle attività amministrative di controllo fiscale possono essere sottoscritti con la firma digitale.  Il contribuente, o il suo delegato, può, a sua volta, sottoscrivere il processo verbale, previamente condiviso e senza alterarne il contenuto, mediante firma digitale se ne è in possesso ovvero con firma autografa.

Contribuente in possesso di firma digitale

Il provvedimento elenca, innanzitutto, gli step da seguire nel caso di sottoscrizione elettronica anche da parte del contribuente (o delegato). Nel dettaglio:

1. il verbale deve essere inviato dalla casella di posta istituzionale del personale incaricato del controllo alla e-mail del contribuente (o delegato) indicata nel processo verbale stesso;
2. il contribuente (o delegato), una volta sottoscritto digitalmente l’atto (in formato Cades - Cms Advanced Electronic Signatures - file con estensione .p7m), deve rinviarlo all’indirizzo di posta elettronica istituzionale da cui l’ha ricevuto;
3. il personale dell’Amministrazione finanziaria incaricato, dopo aver verificato che il documento non è stato modificato rispetto alla versione trasmessa, firma, a sua volta, digitalmente il verbale;
4. a questo punto, il processo verbale va protocollato e inviato al domicilio digitale del contribuente iscritto negli elenchi pubblici previsti dal Cad. In alternativa, il contribuente sprovvisto di indirizzo PEC può chiedere la trasmissione del documento all’indirizzo di posta elettronica certificata del proprio delegato;
5. nel caso in cui il contribuente non sia in possesso di un indirizzo PEC presente nei pubblici elenchi, o non richieda la trasmissione del processo verbale al proprio delegato, all’interessato sarà consegnata a mano, o con raccomandata A/R, copia conforme analogica dell’atto, completa del contrassegno elettronico previsto.

Contribuente non in possesso di firma digitale

Se il contribuente, o il suo delegato, non è munito di firma digitale il processo verbale può essere firmato in modalità analogica. A tal fine il processo verbale deve essere stampato e consegnato nelle mani proprie del destinatario.
A seguito dell'apposizione sul processo verbale della firma autografa del contribuente, o del suo delegato, il personale dell'Agenzia delle Entrate incaricato del controllo produce una copia informatica del documento analogico, attestandone la conformità e apponendo la firma digitale. Il documento informatico così formato costituisce l'originale informatico che una volta protocollato deve essere consegnato al contribuente (o al delegato) in copia analogica con contrassegno elettronico.

La consegna può avvenire con le stesse modalità descritte per il documento sottoscritto elettronicamente da entrambe le parti.

Rifiuto della sottoscrizione del processo verbale

Nei casi di rifiuto di sottoscrizione del processo verbale da parte del contribuente, o del suo delegato, il personale dell'Agenzia delle Entrate incaricato del controllo ne dà evidenza nello stesso, indicandone i motivi e può procedere alla sottoscrizione digitale del documento;

Infine, se il soggetto sottoposto ad accertamento si oppone alla consegna a mano del verbale, il personale dell’Amministrazione finanziaria spedirà una copia analogica dell’atto tramite raccomandata A/R al domicilio fiscale del contribuente oppure procederà alla trasmissione del documento informatico originale tramite PEC al domicilio digitale iscritto negli elenchi pubblici previsti dal Cad.