Dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei giustificativi

La conformità delle procedure di dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro è condizionata al fatto che vengano garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati richiesti dal Codice dell'amministrazione digitale (D.lgs. 82/2005, CAD) e dai relativi decreti attuativi (DM 17.6.2014 in ambito tributario).

Con specifico riguardo alle spese per il trasporto in taxi, la risposta dell’Agenzia delle Entrate n. 142/2024, precisa che, ove non sia richiesta la fattura, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non è sufficiente a identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo; è necessario che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).